ThoughtWorks uzun zamandır takip ettiğim, yazılım teknolojileri ve gelecekleri hakkında öngörüler ve değerlendirmeler yayınlayan bir site. Aslında ThoughtWorks müşterilerine kurumsal yazılım danışmanlığı hizmeti veren, alanında çok yetkin kişilerin çalıştığı bir şirket. Web sitelerinde çok yararlı içerikler bulunduğu için sık sık yeni içerikleri kontrol ederim. Bir kaç ay önce, George Earle and Mike Mason‘ın yazdığı RPA hakkında bazı kötümser tahminler içeren bir makale okudum. Üzerine emek harcadığım bir teknoloji hakkında kötümser tahminler ve yorumları okumak moral bozucu olmakla birlikte, bazı gerçeklerle yüzleşmek ve kullandığımız teknolojinin zayıf yanlarını kavramak için bir fırsat.
Blogumda paylaşmak üzere İngilizce olan makaleyi Türkçe’ye çevirdim. Çeviri konusunda tecrübeli olmadığım için bazı terimlerde ve anlam bütünlüğünde hatalar olduysa affola.
ThoughtWorks’te daha fazla kaliteli içerik için bu linke, yazının orijinali için bu linke tıklayabilirsiniz.
Yazılım Robotları Kurtarıcı Mı? Yoksa Değil Mi?!
Otomasyon genellikle bir nimet olarak kabul edilir. Bazılarına göre, yaklaşan işten çıkarmaların habercisidir, diğerleri için ise insanın zeka ve yaratıcılık potansiyelini ortaya çıkaran bir verimlilik dünyası açar. Robotik süreç otomasyonu(RPA); onu iyi kullananlara dijital dönüşümün yolunu açıyor; diğerleri için, RPA, uzun vadede çözdüğünden daha fazla soruna neden olacağına düşünülen abartılı bir yeni teknolojidir. Hakikat ise muhtemelen ikisininde ortasında olduğudur.
ThoughtWorks’te, müşterilerimizin robotik süreç otomasyonu kullanarak, son derece manuel iş süreçlerini otomatikleştirdiklerini görüyoruz – ve bunun nedenini anlamak zor değil. Yeni yazılımlar geliştirmek pahalı. Ve yazılım üretmek için geliştirme becerisi gerekir. IT departmanları genellikle zaman ve bütçe olarak karşılayabileceklerinden fazla iş yüküne sahiptir. Son olarak, legacy yazılımları dönüştürmek çok yıllı bir süreçtir ve bu nedenle müşteriler bugün ele alınması gereken zorlukları azaltmak için RPA kullanıyorlar.
RPA’in vaatlerinde başarılı olacağına inanan birçok kuruluş var. Forrester Research araştırma şirketindeki analist grubuna göre organizasyonların yüzde 40’ından daha fazlası 2020 itibariyle kendi RPA projelerini hayata geçirmiş olacaklar. Bu yeni otomasyon ekonomisi, işleri sadece ortadan kaldırmayacak, aynı zamanda yeni işler yaratacak; robot izleme işleri, istisnalar ve eskalasyonlarla ilgilenen ve robotların performansını yöneten operasyonel çalışanlar gibi işler.
Dolasıyla bu teknolojideki ısrarı anlamak kolay olsa da, RPA risksiz bir şey değil. RPA’in şirketlerin dijital çağda rekabet etmelerine yardımcı olacak bir yeri olduğunu düşünüyoruz, ancak şirketlerin RPA’i etkin bir şekilde kullanmaları için takip etmesi gereken bazı temel kalıplar olduğunu düşünüyoruz. Son olarak, RPA satıcıları sağlam müşteri hikayeleri ve yatırım getirisi(ROI) sunsa da, RPA’in geniş kullanımı, yönetilmesi gereken yeni bir yazılım katmanını başlatacak.
RPA Teknolojisinin Vaatleri
Robotik süreç otomasyonu; sıkıcı, tekrarlayan ve hataya açık işlemleri otomatikleştirir, hızlandırır, maliyetleri düşük tutar ve çalışanlarınızı daha anlamlı ve etkili çalışmaya odaklanmaları için özgürleştirmenin avantajını sunar.
Her kuruluş, bazıları paket halinde satın alınan, bazılarıysa işletmeye özel geliştirilen karmaşık bir yazılım koleksiyonuna sahiptir. İş süreçleri, çoğu zaman farklı kullanıcı arayüzü araçları ve tarayıcı tabanlı arayüzler de dahil olmak üzere birçok uygulama ve bağlam arasında geçiş yapmalarını gerektiren bir ortam üzerine inşa edilmiştir. Örnek olarak, bir çağrı merkezi çalışanının müşteriye yardımcı olabilmesi için bir düzine farklı uygulamaya erişmesi gerekebilir. Çoğu durumda, bu çalışanın bir uygulamadan veri ve bağlam alması ve bunu başka bir uygulamaya girmesi gerekir; sistemler arasında manuel “döner sandalye” entegrasyonunu etkili bir şekilde yapar.
RPA, bu tür farklı uygulamaları yürüten çalışana yardım ederek veya bazı durumlarda işi tamamen kendisi yaparak bu tür iş süreçlerini hızlandırmayı vaat ediyor.
Bir çalışan tarafından başlatılan basit bir RPA süreci, bir uygulamadan bir dizi değeri kopyalayabilir ve bu değerleri başka bir uygulamada doldurabilir. Daha karmaşık RPA çözümleri aslında bir arayüzü kullanabilir ve uygulama içeriğini anlayabilir ve bir insana ihtiyaç duymadan görevleri gerçekleştirebilir.
Bu vaat o kadar büyüleyici ki, RPA müşteri metriklerinin çoğu talihsiz bir tane değer içeriyor: toplam robot sayısı. Birçok RPA başarı hikayesi bu metriği vurgulayarak “Sistemimizde 280 tane robot çalışıyor” gibi argümanlar içeriyor. Bu sayının büyüklüğü, robotların ne kadar fazla iş devraldığını gösterirken, yüksek miktarda robot sayısı legacy sistemler için dönüşüm zorlukları ve başarısızlıkları beraberinde getiriyor.
RPA’in Yarattığı Sorunlar
RPA satıcıları tarafından yapılan cesur iddialara ve IT sektöründe otomasyon, makine öğrenmesi ve yapay zeka gibi konulardaki iyimserliğe rağmen, RPA’in uzun bir ömrü olmama riski bulunuyor. Yakın tarihli bir Forrester raporu, bazı kuruluşların RPA çözümlerinin beklenen yatırım getirilerini (ROI) karşılayamadığını fark etti, çünkü “robot bakım maliyetleri çok önemli.” Forrester, robotları çalıştırmak için lisanslama ve altyapı maliyetleri ile uygulama değişikliklerinden kaynaklanan bakım maliyetleri gibi faktörlerinde dikkat edilmesi gereken maliyetler olduğunu raporunda belirtti.
Forbes, Robotik Süreç Otomasyonu Hakkında Neden İki Kere Düşünmelisiniz konusuna değindi. “Arayüzde, verilerde veya eski uygulamanın başka bir yönüyle ilgili bir şey değişirse, RPA projesinde sorunlar yaşanabilir.” RPA robotlarının kırılganlığı, birçok kişinin RPA’i kötüye kullanmanın nasıl önleneceğine dair temel kurallar oluşturmasına yol açtı. RPA’nın kötü kullanımlarının şunları içerdiğini tespit ettik:
- Sürekli güncellenen IT sistemlerinde RPA projesi geliştirmek (güvenlik veya iş letim sistemi yamaları nedeniyle)
- Dış düzenlemeler değişikliğinin ortasında veya sürekli tehlike altında olan bir iş sürecine ilişkin RPA projesi geliştirmek (yönetmelikler iş sürecini etkiler ve robotunuzu bozar)
- Değişimin ortasında olan IT sistemlerinde RPA projesi geliştirmek (robotunuzu değiştirecek ve bozacaklar)
RPA’in tüm önceliği, bir IT departmanının çok aşırı yüklü olması ve işin talep ettiği değişikliklere ayak uyduramaması, mevcut uygulamaları bir araya getirmek için bir bot getirmenin verimlilik yaratacağıdır. Özellikle, bir kuruluş mevcut teknik uygulamalarını daha iyi çalışacak şekilde güncellemek yerine bir robot kullanmayı seçer. Öyleyse neden bu kuruluş kullanıcı arayüzlerini güncelliyor ve robotu bozuyor? Aslında, kuruluşun iki ayrı bölümü işbirliği yapamıyor olabilir ve sadece RPA’i bir bant olarak kullanıyor olabilir mi?
RPA kullanmanın önemli bir sonucu, mevcut kullanıcı arayüzlerinize beton dökmek gibi olmasıdır.
Ekran okuma ve akıllı metin analizi yapabilen yapay zeka ile çalışan robotlar hakkında ne gibi vaatlerde bulunulmuş olursa olsun, bir arayüzün üstünde RPA olması, arayüzün robotu bozmadan değişmesini daha riskli hale getirir.
“İş sürecini otomatikleştirdik” demek aslında şu anda iş sürecini oluşturan uygulamaları bir araya getirdiğimiz anlamına geliyor. Bu ayrım önemlidir. Bu, yazılımın bir “robot katmanı” yaratmasıdır.
RPA çabaları aynı zamanda kültürel veya organizasyonel kutuplaşmaları ortaya çıkarma eğilimindedir. Örneğin, RPA personel sayısını başarılı bir şekilde azaltırsa, şirketin bir bölümünde tasarruf sağlayabilir, ancak robotların IT yazılım bakım ve altyapı bakım maliyetlerini artırabilir.
RPA ile ilgili sistemleri değiştirmeyi zorlaştıran endişelerin yanı sıra, RPA’in tanımının oldukça muallak olduğuna dikkat etmek önemlidir. Bir tür otomasyon içeren hemen hemen her şey, kime sorduğunuza bağlı olarak “RPA” olarak kabul edilebilir. Örneğin, bir CSV dosyasını bir ana bilgisayardan alan, kayıtlara bölen ve daha sonra bu kayıtları bir REST API’sine işleyen bir işlem, iki sistem arasında herhangi bir arayüz kullanmadan yapılan, onlarca yıldır kurumsal mimari modellerin bir parçası olan basit bir entegrasyon olmasına rağmen RPA olarak tanımlanabilir.
Bu makalenin amaçları doğrultusunda, tavsiyemizi başlangıçta insanın kullanması için tasarlanan arayüzlerle çalışan robotlara, örneğin komut satırı uygulamaları, masaüstü tabanlı uygulamaları ve tarayıcı aracılığıyla sunulan web uygulamalarına odaklıyoruz.
RPA Nasıl Yapılır – RPA İçin Doğru Bir Tarif
RPA’nın genel bir stratejinin bir parçası olarak kötü bir şey olup olmadığı tartışılabilir – değiştirilmek üzere olan bir sistemin üstünde “taktik RPA” kullanırsak, kısa bir süre için RPA’e ihtiyacımız olabilir. Bu süre zarfında, verimliliği artırıp RPA’i iyi bir opsiyon haline getirerek bazı avantajlar elde edebilirsiniz.
Gartner Hype Döngüsü’nde yer alan hemen hemen her teknoloji gibi, RPA’de gümüş bir kurşun değildir. Size sağladığı avantajları anlayarak doğru koşullarda kullanılacak bir araçtır. RPA’den yararlanmak için bazı yönergeler aşağıdadır;
RPA’in Etkili ve Verimli Kullanımı İçin Bir Reçete
- Mümkün olduğunca API kullanın. Bir uygulamanın RPA’e uygunluğunu değerlendirirken, uygulama bakım ekibine bu işlemin arayüz kullanılmadan yapılıp yapılamayacağını ve bunun maliyetini sorun. Çoğu uygulamadaki kullanıcı arayüzü katmanı, temelde kullanıcının komutunu, asıl işlemin yapıldığı business logic katmanına yönlendirir ve bu business logic katmanına doğrudan erişmek düşündüğünüzden daha kolay olabilir. Uygulamalar arasında düzenleme yapmak için bir RPA aracı kullanmaya devam edebilirsiniz, ancak kullanıcı arayüzünü atlayarak güvenilirlik ve hız kazanırsınız. Bazı kuruluşlar RPA’yı bir API geliştirmek için bir öncü olarak kullanırlar. RPA nihayetinde bir arayüz yeri API kullanmaya başlayacağı zaman ihtiyaç duyulacak özellikleri öğrenirler.
- Küçük adımlarla başlayın, bütün dünyayı otomatikleştirmeye çalışmayın. Birçok kuruluş karmaşık, uzun süren süreçlerle başa çıkmaya çalışır ve başı belaya girer. Bu baş ağrısından kaçının ve küçük adımlarla başlayarak başarılı bir momentum yakalayın – robot tarafından etkili bir şekilde ele alınan basit bir süreç bile zaman içinde büyük bir kazanç sağlayabilir.
- Çok hızlı değişmeyen, düşük karmaşıklığa sahip olan, insanların çok fazla çaba harcadığı ancak çok az değer kattığı süreçlerde otomasyon fırsatlarını aramak için “beşlik kuralı” nı kullanın. Forrester yazarı Craig Le Clair otomasyona uygun basit bir süreci tanımlamak için “beşlik kuralı” terimini üretti – beş ya da daha az sayıda uygulama, işlem sırasında beş ya da daha az karar ve beş yüz ya da daha az tıklama gerekli.
- Bir IT bileşenini güncellediğinizde hangi robotların hangi IT uygulama arayüzlerini, API’lerini ve altyapı bileşenlerini kullandığını görmenizi sağlamak için ‘nerede kullanılır’ veya RPA Monitoring analitiğini kullanırken RPA’yı ölçeklendirin.
- RPA’i, varolan legacy yazılımlarınızı modernize etmek için kullanacağınız bir yaklaşım olarak kullanın ve stratejik yol haritanızda değişeceğini planladığınız yazılımlar için kullanmayın. Tamamen yeni bir süreç veya sistem mevcut olanın yerini aldığında altı ay içinde kaybolacak bir süreci otomatikleştirmek için RPA kullanmak pek mantıklı değildir.
- Belirli bir uygulamayı veya bir dizi uygulamayı daha önce otomatikleştirmediyseniz, yeni bir RPA çabasında maliyet tasarrufu için tahminlerinizde temkinli olun. Daha önce belirttiğimiz gibi, birçok RPA uygulaması başlangıçta tahmin edilenden daha fazla çaba ve sürekli destek gerektirir.
- Uygulamalarınız için daha fazla test ihtiyacı öngörün. Kullanıcı arayüzü uygulamalarını çalıştırmak için bir RPA çözümü uygulamak, çok fazla test yapmayı gerektirir. Bir kullanıcı arayüzü uygulaması yürütmek için RPA kullanıyorsanız, uygulamayı destekleyen ekibin yazılımlarının yeni robot kullanıcısından haberdar olduğundan emin olun ve robot testinin yazılım sürümü sürecinin bir parçası olmasını sağlayın.
- İş sürecilerini yeniden yapılandırmaya devam edin ve yeni yazılım ürünlerine geçmeden çözüm üretmeye yardımcı olması için RPA’i kullanın. Hem müşteriler hem de çalışanlar için dijital deneyimler, uzun vadede daha sağlıklı bir işletmeye yol açacaktır. Kötü/verimsiz iş süreçleriniz varsa, bunları bir RPA çözümünün altına gömmek, gece daha iyi uyumanıza yardımcı olabilir, ancak altta yatan sorunu çözmemiştir. RPA yalnızca belirli uygulamaları değiştirmeyi zorlaştırmaz, aynı zamanda tüm iş sürecinizi değiştirmeyi zorlaştırır.
Özellikle insanların çok az değer kattığı son derece manuel iş süreçlerinde verimlilik elde etmek için RPA reçetemizi kullanın. Eğer işi yapan insan sayısı fazla ise, az miktarda otomasyon bile kazanımızı artıracaktır. Ancak RPA, uzun vadeli bir bakış açısı ve işletmenizde bütünsel bir teknoloji stratejisi ile birlikte kullanılmak üzere, araç kutusundaki bir alternatif yöntem olarak stratejinizin bir parçası olmalıdır.
Son Söz
RPA, temelde tüm mimariyi ve sistemleri hemen modernize etmek zorunda kalmadan maliyet tasarrufu sağlamayı vaat ettiği için birçok dijital dönüşüm girişiminin bir parçası olabilir. Gerçek modernizasyon çabalarını ödemek için maliyet tasarruflarından faydalanmak faydalı olacaktır.
Modernizasyon çabaları yıllar alabilir ve iş dünyası çok fazla beklemeyi göze alamaz. RPA, kısa vadeli kazanımlar elde etmek için uygun bir yol olabilir ancak kuruluşların gelecekte de ödenecek bir bakım maliyeti olduğunu hatırlamaları gerekir. Bir RPA projesini tamamladıktan sonra, RPA bağlantılı bir sistemde değişiklik yapmanın eskisinden daha fazla çaba gerektirdiğini ve yapılan değişikliğin daha önce çalışan RPA tabanlı entegrasyonu bozabildiğini göreceksiniz.
Organizayonların RPA’i bütüncül bir modernleşme stratejisinin bir parçası olarak “gözleri açık” olarak almaları gerektiğini düşünüyoruz. Doğru yapıldığında, uzun vadeli tuzaklardan kaçındığınız sürece RPA kısa vadeli kazançlar sağlayabilir.
Kaynakça
https://www.thoughtworks.com/insights/blog/four-bad-ways-use-rpa
Erkan Ceylan 