Aslında başlık itibariyle basit bir konu gibi görünse de bu yazıyı iş hayatına yeni başlayan kişileri hedefleyerek yazıyorum. Bir nevi kendimden sonraki jenerasyonlara bu basit konunun inceliklerini anlatmak istedim.
Disclaimer: Öncelikle ben yazılım sektöründe 2018’den bu yana çalışan, nispeten genç bir yazılımcı bakış açısıyla yazdım ve iş hayatına yeni başlayan kişiler için yararlı olacağını düşündüğüm için yazdım. Benden çok daha tecrübeli kişilerden ricam yazımda gördüğünüz eksikleri veya ilave edilmesi gereken kısımları yorum olarak yazabilirsiniz, bu sayede yazımı güncelleyebilirim.
Disclaimer kısmında belirttiğim gibi, yazıyı yazdığım zaman itibariyle 2018’den bu yana yazılım sektöründe çalışıyorum ve şimdiye kadar sanırım binlerce mail yazmışımdır. İnsanın sorumlulukları arttıkça günlük mail yazma süresi de artıyor sanırım. İlk işe başladığınızda günlük çalışmanın belki %5’inde mail yazarsınız. Bir süre sonra bu oran 10, 20, 30 hatta %50’lere gelebilir. Dolayısıyla mail yazmak da işin büyük bir kısmı haline gelebilir.
Türkçe’de çok güzel bir söz vardır; “Söz uçar yazı kalır.” Bu söz aslında kurumsal hayatta mail iletişiminin neden önemli olduğunu gösteren bir metafor.
Medium Is The Message
İnsan diğer canlılardan farklı olarak çok sosyal bir varlık ve dijitalleşen dünyada artık iletişim kurmak çok kolay. Kolay olduğu kadar da önemli. Kanadalı iletişim teoristi Marshall McLuhan‘ın “medium is the message” cümlesiyle vurgu yaptığı gibi iletişim kurduğumuz insanlarla hangi ortam üzerinden iletişime geçeceğimiz de çok önemli. Örneğin telefonla arayarak, e-posta yazarak, Whatsapp, Facebook, Twitter, LinkedIn gibi sosyal ağlar üzerinden iletişim kurmak mümkün. İletişime geçtiğiniz kanala göre iletişimin akışı da değişecektir. İletişim kanalı, mesajın kendisini belirli bir kalıba sokar. Yani aslında iletişim kanalı da en az mesajın kendisi kadar önemlidir.
Marshall McLuhan’ın söylemek istediğini özetlemek gerekirse bir insanla pek çok farklı iletişim ortamlarından biriyle iletişime geçebilirsiniz. Karşıdaki kişinin algısı da bu iletişim kanalının, onun dünyasında nasıl bir yer tuttuğuna bağlı olarak değişecektir. Hepimiz yaşamışızdır, özellikle twitter’da çok sert tweetler yazan biriyle telefonda konuşsanız size çok daha nazik bir tavır sergileyebilir. İşte iletişim kanalının önemi burada karşımıza çıkıyor.
Mail yazmak da alternatif iletişim kanallarından biri ve kurumsal dünyada sıkça kullanılıyor. Bu nedenle mail yazarken belirli iletişim kurallarına uymak yaşayacağınız potansiyel iletişim kazalarının önüne geçebilir.
Mail Dili ve Edebiyatı
Öncelikle mailleşme literatürünü öğrenmemizde fayda var. Aşağıda mail konusuyla ile ilgili kelimeler ve anlamlarını bulabilirsiniz.
Subject: Mailin konusu, her mailde doldurmamız gereken bir alan. Alıcıya mail hakkında fikir verecek bir başlık yazmalıyız.
Body: Mailin esas içeriği. Yani mektubun içerisindeki mesajlar diyebiliriz.
Attachment: Ek dosyaları. Maillerinize bir yada birden fazla ek dosya ekleyebilirsiniz. Bazen hiç ek eklemezsiniz. Maildeki konuya göre ek kullanımı değişkendir.
To: Mailin esas alıcısı ya da alıcıları. Buradaki adresler maildeki mesajı esas olarak aktarmak istediğiniz kişilerden.
Cc: Carbon Copy anlamına gelen CC ikincil alıcıları yani bu konu direkt seninle ilgili değil ama seninde bu konu hakkında bilgin olmalı dediğiniz kişileri buraya eklemelisiniz.
Bcc: Blind Carbon Copy anlamına gelen BCC aslında temelde CC ile aynıdır. Ama BCC’ye eklediğiniz kişileri diğer mail alıcıları göremez. 2 çeşit kullanım amacı vardır. Birinci amaç bir maile gizlice(veya sinsice 😈) birini eklemek. İkincisiyle çok alıcılı bir mail atarken, alıcıların mail mahremiyetini sağlayıp birbirlerinin mailini görmelerini engellemektir.
Selamlama ile Başla ve Temenni ile Bitir
Tanıdığımız bir kişiyle yolda karşılaştığımızda kurduğumuz iletişimi düşünün önce selam/merhaba deriz. Sonra muhabbet ederiz. En sonda vedalaşırken iyi akşamlar, kendine iyi bak gibi temenni ifadeler kullanırız. Mail ile iletişim kurarken de bu basit kurala riayet göstermeliyiz. Bir maile başlarken örneğin “Merhaba Ahmet Bey,” satırıyla başlamalı ve “İyi çalışmalar” gibi temennilerle tamamlamalıyız.
Sakin Kalmak
Çalışma hayatında kimi zaman ummadığınız sert mailler alabilirsiniz. Sert mailler karşısında moraliniz bozulabilir, sinirlenebilir ve adrenalininiz tavan yapabilir. Böyle bir durumda kaldığınızda arkanıza yaslanın ve derin nefesler alın. O sinirle sizde sert bir üslupla cevap vermeyin. Başka birinin yanlış yapması bizim de farklı bir yanlışla karşılık vereceğimiz anlamına gelmez. İki yanlıştan bir doğru çıkmaz. Sizin bu maile vereceğiniz yanıtta sakin olmanız karşı tarafın da kendisini sorgulamasını sağlamalıdır.
Tabi karşı tarafın üslubu kabul edilemez biçimdeyse, yanlış bir üslupla iletişim kurduğunu düşünüyorsanız; böyle devam edilecek olursa, iletişimin sona ermesi gerektiğini bildirmelisiniz. Konuyu yöneticinize uygun bir üslupla aktarmalısınız.
Her Zaman Proaktif Yaklaşım
Karşı tarafın yaşadığı problemi veya isteği anlamaya çalışın. Bunun için empati kurun. Ben onların yerinde olsam ne düşünürdüm, ne isterdim. Karşı tarafın o anki duygusunu hissedip maile bu duyguyu hissettiğinizi bildirerek dönmek, iletişimi daha güçlü hale getirecektir. Örneğin yaşadığı hayal kırıklığını anlatan bir müşteriye dönüş yaparken, ona hayal kırıklığı yaşattığımız için üzgün olduğumuzu ve bu durumun tekrarlanmaması için yapılacakları anlatmalıyız.
Mailinizi yazdıktan hemen sonra “Gönder” tuşuna basmadan mailinizi karşıdaki kişi perspektifinden okuyun. Bu sayede gerçekten etkili bir yanıt olup olmadığını deneyimlemiş olursunuz ve gerekirse mailinizi revize edersiniz.
Ek Dosyaları Unutmayın
Mail yazımı esnasında en çok yapılan hatalardan biri ek dosyayı göndermeyi unutmaktır. Karşı taraftaki kişi maili açtığında içerikte “ilgili dosya ektedir” mesajını gördüğü an attachment‘lara bakar. İşte o sırada attachment yok ise karizmamız çizilebilir. Hatta bu maili bir kişi değilde onlarca kişiye atarsak karizmamız ciddi anlamda çizilebilir. Bu küçük hataya düşmemek için yapılması gerekense gayet basit. Eğer bir mail yazacak ve ek dosya ekleyeceksek, mail içeriğini yazmadan önce ek dosyaları yüklemeliyiz. Bu basit çözüm çoğu zaman karizma çizilmesinin önüne geçecektir.
Flag Mekanizmasını Etkin Olarak Kullanın
Outlook ve benzer mail uygulamalarında sizinle alakalı olan ve cevap vermeniz gereken mailleri işaretleyebildiğiniz bir flag yapısı bulunmaktadır. Henüz cevap veremediğiniz ve bir çalışma sonucu cevap vereceğiniz mailleri işaretleyin. Bu sayede yapmanız gereken görevleri unutmazsınız. Onlar sizin to do‘larınız olarak mail inbox’ınızda görünürler. To do’ları gün içinde sık sık kontrol edin ve bu sayede bir dönüş yapmanız gereken bir maili atlamadığınızdan emin olun. Eğer bir maile dönüş yapmamız vakit alacaksa, bu konu üzerine çalışıp daha sonra dönüş yapacağımızı karşı tarafa bildirmeliyiz.
Noktalama İşaretlerine ve Yazım Kurallarına Özen Gösterin
Unutmayın karşımızdaki kişiyle yazı yoluyla iletişime geçiyorsak, cümlelerimizin bütünlüğü, yazım kurallarını ve noktalama işaretlerini düzgün kullanmak karşı tarafın gözünde bizi daha değerli biri olarak gösterir. Ama basit imla hataları, kelimeleri kısaltmak(Merhaba yerine mrb vs.) yanlış noktalama işaretleri kullanmak karşı tarafın bizi küçümsemesine sebebiyet verir ve hatalı bir iletişim yöntemidir. Bu hatalar çoğunlukla aceleyle ve hızlı yazdığımız maillerde başımıza gelir. Dolayısıyla bu hataya düşmemek için göndermeden önce mailimizi kontrol etmekte fayda var.
Çözemediğiniz Problemi Eskale Edin.
Her zaman tüm problemleri çözecek değilsiniz, bazen öyle problemler olacak ki çözüm için yöneticilerinizin devreye girmesi gerekecektir. Böyle durumlarda mail yazmadan önce yöneticinizle telefonla konuşun. Durumu anlatın ve problemi eskale etmek istediğinizi belirtin. Yöneticiler böyle durumlar için vardır. Çünkü bazen eskale etmek yerine problemi kendiniz çözmeye çalıştığınızda problem daha da kompleks bir hale gelebilir.
Başka bir yazıda tekrar görüşmek dileğiyle, esen kalın.
Erkan Ceylan 